التقرير الأسبوعي المفيد يتسع في شاشة واحدة: عدد قليل من الأرقام مقارنة بالأسبوع الماضي، وأهم ثلاثة أشياء حدثت، والقرارات التي يحتاج صاحب العمل اتخاذها، وخطة الأسبوع القادم. وكل ما عدا ذلك مكانه جدول منفصل يفتحه صاحب العمل عند الحاجة فقط.
لماذا لا تُقرأ معظم التقارير
كثير من التقارير جداول طويلة مستخرجة من لوحة التحكم. تحتوي على كل شيء، فيضطر صاحب العمل أن يستخرج المعنى وحده، وبعد أسابيع قليلة يتوقف عن فتحها. التقرير يكون مفيداً فقط إذا ساعد أحداً على اتخاذ قرار.
خلفيتي في المحاسبة وتحليل البيانات، وأرسل تقارير أسبوعية لأصحاب الأعمال الذين أعمل معهم. هذا هو الهيكل الذي يُقرأ فعلاً.
الأجزاء الأربعة للتقرير
1. الأرقام المهمة مقارنة بالأسبوع الماضي
اختر من خمسة إلى ثمانية أرقام على الأكثر. لمتجر إلكتروني مثلاً:
- عدد الطلبات والإيرادات
- متوسط قيمة الطلب
- المرتجعات أو الإلغاءات
- المنتجات النافدة أو التي قاربت على النفاد
- رسائل العملاء أو الشكاوى المفتوحة
اعرض كل رقم بجوار رقم الأسبوع الماضي ووضّح الاتجاه. الرقم وحده لا يقول الكثير، والتغيير هو القصة.
2. ما حدث هذا الأسبوع
من ثلاثة إلى خمسة أسطر قصيرة: تأخير من مورد، عرض نجح، مشكلة تقنية تم حلها، منتج جديد أُضيف. وقائع لا قوائم أنشطة.
3. ما ينتظر قرارك
هذا أهم جزء. كل بند سطر واحد مع توصية:
- "المورد رفع سعر هذا المنتج. أقترح تعديل سعرنا أو التحويل للمورد البديل. أيهما تفضل؟"
وإذا لم يكن هناك ما يحتاج قراراً، فقل ذلك.
4. خطة الأسبوع القادم
من ثلاث إلى خمس أولويات، حتى يعرف صاحب العمل ما يتوقعه ويستطيع تعديل الاتجاه مبكراً.
بناؤه في Excel أو Google Sheets
استخدم ثلاث صفحات:
- البيانات: الملفات المستخرجة أو الإدخالات، تُحدّث كل أسبوع ولا تُعدّل يدوياً بعد استيرادها.
- الحسابات: معادلات تحوّل البيانات إلى أرقام الأسبوع والتغيير عن الأسبوع الماضي.
- التقرير: شاشة واحدة تعرض الأرقام والأقسام النصية فقط.
بعض النصائح:
- احفظ التواريخ بتنسيق تاريخ حقيقي حتى يعمل التجميع الأسبوعي
- استخدم نفس التعريفات كل أسبوع، فإذا تغير معنى "الإيرادات" فقد الاتجاه قيمته
- أضف تنسيقاً شرطياً بسيطاً حتى يظهر أي انخفاض بوضوح
- أتمت الاستيراد قدر الإمكان، بجدول مربوط أو سكربت قصير
أرسله بنفس الطريقة كل أسبوع
اختر يوماً وقناة والتزم بهما. رسالة قصيرة فيها رابط التقرير مع نسخ بنود "ما ينتظر قرارك" في نص الرسالة تعمل جيداً، لأن صاحب العمل يستطيع الرد من هاتفه.
الخلاصة
التقرير الأسبوعي الجيد قصير: أرقام قليلة مع تغيرها، وما حدث، وما ينتظر القرار، وما القادم. ابنه مرة واحدة في جدول بصفحات منفصلة للبيانات والحسابات والتقرير، ثم أرسله في نفس اليوم كل أسبوع.
البيانات والتقارير من الخدمات التي أقدمها. اطّلع على خدماتي.