يحتاج المتجر الصغير ثلاثة أشياء حتى لا تنفد منتجاته: رقم مخزون دقيق لكل منتج، ونقطة إعادة طلب مبنية على سرعة بيع المنتج ومدة توريده، وسجل أوامر شراء يوضح ما تم طلبه ومتى وما الذي وصل.
الخطآن المكلفان
المتاجر الصغيرة تخسر في المخزون عادة بطريقتين: منتج من الأكثر مبيعاً ينفد فتتوقف مبيعاته لأيام، أو تتجمد السيولة في منتجات لا تتحرك. والسبب في الحالتين واحد: لا يوجد نظام بسيط يوضح ما في المخزون، وما يُباع، وما هو في الطريق.
تعاملت مع ضبط المخزون وسجلات أوامر الشراء وتقارير التسعير لأصحاب أعمال، وأدير اليوم كتالوج متجر إلكتروني وموردين. وقبل أن يحتاج المتجر نظاماً متكاملاً مثل Odoo، يكفي هذا الإعداد عادة.
1. رقم مخزون دقيق لكل منتج
حدّد أين يوجد رقم المخزون الحقيقي، وعادة يكون في منصة المتجر نفسها، فـ Shopify و WooCommerce يتابعان المخزون. ثم تأكد أن كل حركة تحدّثه:
- المبيعات تخصم من المخزون تلقائياً
- المرتجعات الصالحة لإعادة البيع تُضاف مرة أخرى
- التالف يُخصم مع ملاحظة
- التوريدات الجديدة تُضاف عند عدّها، لا عند طلبها
قم بجرد فعلي للمنتجات سريعة الحركة بانتظام، وصحّح أي فروق.
2. اعرف سرعة بيع كل منتج
من سجل المبيعات، احسب متوسط عدد الوحدات التي تبيعها من كل منتج في الأسبوع. ثم قسّم المنتجات إلى ثلاث فئات بسيطة:
- سريعة الحركة: معظم مبيعاتك، ولا يُسمح بنفادها أبداً
- منتظمة: تُباع بانتظام، وتُراجع شهرياً
- بطيئة: نادراً ما تُباع، ولا يُعاد طلبها إلا عند الحاجة أو تُوقف
3. حدّد نقطة إعادة الطلب لكل منتج
نقطة إعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي تطلب عنده طلبية جديدة. وطريقة بسيطة لتحديدها:
نقطة إعادة الطلب = المبيعات الأسبوعية × مدة التوريد بالأسابيع + مخزون أمان
مخزون الأمان يغطي التأخير والطلب غير المتوقع، فاجعله أكبر للمنتجات سريعة الحركة والموردين غير المنتظمين. وعندما يصل المخزون إلى هذا المستوى، يدخل المنتج في أمر الشراء التالي.
4. احتفظ بسجل أوامر الشراء
جدول بسيط بسطر لكل بند في الطلبية:
- رقم أمر الشراء وتاريخه
- المورد
- المنتج والكمية المطلوبة
- السعر المتفق عليه
- تاريخ التوريد المتوقع
- الكمية المستلمة وتاريخ الاستلام
- الحالة: مطلوب، مستلم جزئياً، مستلم، ملغى
هذا السجل يجيب عن أكثر الأسئلة التي يطرحها أصحاب الأعمال: ماذا طلبنا، ومن مَن، وبأي سعر، وهل تأخر؟
5. تابع الموردين بموعد ثابت
كل أسبوع، صفِّ السجل على الطلبيات التي تجاوزت تاريخها المتوقع وتواصل مع المورد. اكتب الموعد الجديد الذي يعطيه. ومع الوقت، يوضح السجل أي الموردين يلتزمون بمواعيدهم، وهذا مفيد عند التفاوض أو اختيار مورد بديل.
6. راجع المخزون البطيء كل شهر
اكتب قائمة بالمنتجات التي لها مخزون ومبيعاتها قليلة. من الخيارات: تجميعها مع الأكثر مبيعاً، أو عرض موجه، أو عدم إعادة طلبها. وتبقى قرارات الخصم لصاحب العمل.
متى تنتقل إلى نظام متكامل
فكّر في نظام مخزون أو ERP مثل Odoo أو Zoho Inventory عندما تدير أكثر من مخزن، أو تتعامل مع موردين كثيرين، أو تحتاج ربط المخزون بالحسابات مباشرة. وحتى ذلك الحين، يكفي جدول منظم مع تحديث منضبط.
الخلاصة
احتفظ برقم مخزون دقيق، واعرف سرعة البيع، وحدّد نقاط إعادة الطلب، وسجّل كل أمر شراء، وتابع الموردين أسبوعياً. هذا يمنع معظم حالات النفاد ويحرر السيولة من المنتجات البطيئة.
المخزون والمشتريات من الخدمات التي أقدمها. اطّلع على خدماتي.